Am 12. November hieß es für die Sport-Tiedje Mitarbeiter, sich der alljährlichen Inventur zu stellen und jeden „Stein“ im Zentrallager Büdelsdorf umzudrehen. Knapp 90 Tiedjes aus der Zentrale Schleswig, dem Lager und der Werkstatt Büdelsdorf machten sich an diesem frostigen, aber schönen Samstag ans fleißige Scannen, (Ver-)Zählen und Piepen von über 200.000 Artikeln. Warum eine Inventur auch spannend sein kann, erklären Euch die folgenden (genau abgezählten) 922 Wörter…
Büdelsdorf – das Tor zur Welt….
Mag der Begriff „Inventur“ wohl nicht vielen die Freudestrahlen ins Gesicht zaubern, verbirgt sich dahinter doch mehr als nur eine vermeintliche Pflichtübung mitsamt Bewältigung wilder Zahlenwuselei und aufkommender Monotonie. Und das hat gute Gründe:
Mittlerweile führen wir bei Sport-Tiedje über 7.000 Artikel in unserem Sortiment, machen mit unserem Filial- und Shop-Angebot knapp 100 Millionen Euro Umsatz per anno und zählen europaweit über 1,5 Millionen Kunden. Es müssen also sehr viele Rädchen ineinandergreifen, um die logistische Herausforderung zu meistern, unsere Kunden in Deutschland, Polen, Großbritannien, Schweden, Italien, Spanien und viele mehr zuverlässig mit dem Fitnessartikel ihrer Wahl zu versorgen. Ausgangspunkt dieser Unternehmung ist unser 16.000 m² großes Zentrallager in Büdelsdorf, das viele unserer Mitarbeiter bei der Inventur 2016 zum ersten Mal zu Gesicht bekommen haben. Ein beeindruckender und nachhaltiger Einblick.
Alles paletti? Kollege Thore scannt den Paletten-Bereich
Mögen Crosstrainer, Hantelbänke, Tischtennisplatten, Trampoline und Co. im Online-Shop oder auf dem Bestellschein vielleicht auch mal zur abstrakten Artikelnummer geraten – im Zentrallager offenbaren sich einem ob meterhoher Türme und Berge an Fitnessartikeln ganz neue Dimensionen vom logistischen Treiben und europaweiten Agieren unseres Unternehmens – oder: wie groß dieses große Ganze tatsächlich ist, zu dessen Erfolg wir als Einzelne allesamt beitragen.
Eine Inventur als teambildende Maßnahme
Bei der Zusammenstellung der insgesamt 40 Zählteams wurde darauf geachtet, die „Frischlinge“ mit den „alten Hasen“ des Unternehmens zusammenzubringen. Durch die Teambildung bot sich den Mitarbeitern eine tolle Gelegenheit, bisher vielleicht nur dem Namen nach bekannte Kollegen etwas besser kennenzulernen. Selbstverständlich bei einer dem Anlass angemessenen Kommunikation sowie gebotenen Konzentration, stand hier bei allen Vorzügen eines gemeinschaftlichen Wirkens doch die korrekte Zählung unseres Lagerbestandes im Vordergrund.
Los ging es an diesem Tag gegen 08.15 Uhr mit der Begrüßung und kurzen Einweisung der Mitarbeiter durch Firmeninhaber Christian Grau. Freundlich, aber mit gewissem Nachdruck wurden alle gebeten, sich bei der Zählung die notwendige Mühe zu geben, um Nachzählungen möglichst gering zu halten und möglichst früh ins ebenfalls notwendige Wochenende gehen zu können. Einwände: Keine.
Firmeninhaber Christian Grau schwört uns auf eine erfolgreiche Inventur ein. Hat funktioniert.
Von Paletten, Kleinteilen und einer Drohne
Bevor der erste Artikel gescannt wurde, versammelten sich alle Mitarbeiter noch zum großen Gruppenfoto draußen vor dem Lager. Um uns als innovatives Unternehmen nicht die Blöße zu geben, wurde zur Aufnahme des Bildes auf eine futuristische Alternative zur profanen Handkamera gesetzt: Mittels Fernbedienung steuerte IT-Kollege Tim eine mit Kamera versehene Drohne über unsere Köpfe und machte ein paar hübsche Luftaufnahmen von uns und dem Lager (im Übrigen ein cleverer, weil schön verpackter Schachzug der Geschäftsführung, den ein oder anderen schläfrigen Mitarbeiter bei diesen eisigen Temperaturen wachzukriegen und obendrein die Lust und Freude an einer Indoor-Tätigkeit, zum Beispiel dem Artikelscannen in einer Lagerhalle, ins Unermessliche zu steigern…).
„Scheinzwerg“ Kleinteilelager: Steckt (noch) mehr drin, als man sieht
Erfrischt und bereit zur Tat versammelten sich die jeweiligen Zählteams beim für ihren Bereich zuständigen Ansprechpartner. Gescannt wurde in den beiden Bereichen Kleinteile und Paletten. Im Kleinteilelager finden sich Artikel wie Brustgurte, Sportmatten, Boxhandschuhe, Klimmzugstangen oder Chlortabletten. Im Paletten-Bereich sind es Fitnessgroßgeräte wie Crosstrainer, Laufbänder, Kraftstationen oder auch Rudergeräte. Das Kommando über die Zählteams und Ansprechpartner hatte auch dieses Jahr wieder unser IT-Chef Sven-Ole. Um 08.51 Uhr schließlich ging der erste Scan über einen Barcode. Bis zum finalen Scan um 14.40 Uhr sollten ca. 87.000 weitere hinzukommen.
Vier Augen sehen besser als zwei
Das Procedere ist dabei jedes Jahr gleich: Gescannt wird nach dem Vier-Augen-Prinzip. Das bedeutet, dass jeder Artikel einzeln angefasst und von einem Mitarbeiter gescannt wird. Der Zählpartner assistiert dabei zum Beispiel darin, den Barcode des Artikels so auszurichten, dass der scannende Mitarbeiter den Artikel schnell erfassen kann. Zusätzlich werden die Artikel manuell mitgezählt und die Zählung später mit dem Ergebnis auf dem Barcode-Scanner abgeglichen. Wurden alle Artikel eines Lagerorts erfasst, wird der gezählte Bestand mit dem Bestand aus unserem Lagersystem verglichen. Verantwortlich zeichnen sich für die Entwicklung des Systems unsere Mitarbeiter aus der IT. Eine gravierende Arbeitserleichterung im Vergleich zu den Jahren, als unsere Mitarbeiter noch mit Ordner und Stift durch die Gänge unseres Lagers wateten, um die Bestände zu erfassen. Stimmen die gemessenen Werte des Zählteams mit jenen im System überein, wird über den Scanner automatisch ein neuer Lagerort zugewiesen. Der Lagerort wird im System mit „grün“ gekennzeichnet (=Soll- und Ist-Bestand stimmen überein).
Herr der Zahlen: IT-Leiter Sven-Ole (links) konrolliert das Inventursystem
Gibt es keine Übereinstimmung, was selten vorkommt, wird noch einmal von einem anderen Zählteam nachgezählt. Bleibt es auch danach bei Abweichungen, wird Ursachenforschung betrieben. Daraus folgt auch: Je besser gezählt wird und je genauer die Bestände im System mit dem Ist-Bestand übereinstimmen, desto schneller geht auch die Inventur voran. Ein Lagerort hat sich dieses Jahr in der Zählung als besonders hartnäckig erwiesen und musste sechs Mal nachgezählt werden. Am Ende stimmten aber auch hier die Zahlen. Insgesamt verzeichneten die Zählteams 6748 gültige und 726 ungültige Zählungen. Die meisten Artikel an einem Lagerort waren dieses Jahr der Polar Brustgurt T34 mit 822 Exemplaren sowie 132 Paar Clip-Verschlüsse von Sport-Tiedje.
4-Augen-Prinzip statt „Nimm du ihn, ich hab ihn sicher!“-Methode
Mit Suppe zum Schlussspurt
Neben Kaffee und Tee gab es passend zu den Außentemperaturen heiße Suppe und knuspriges Baguettebrot zum Mittag. Nachdem sich alle Mitarbeiter gestärkt hatten, ging es auf die Zielgerade der Inventur. Erwartungsgemäß hatte der Kleinteile-Bereich mehr Artikel zu scannen, wurde im Schlussspurt aber tatkräftig von fertigen Teams aus dem Paletten-Bereich unterstützt. Um 15.15 Uhr, also 7,5 Stunden nach Öffnung des Lagers, ging mit Kollege Kai der letzte der Mitarbeiter nach Hause und die Inventur 2016 erfolgreich zu Ende.
Die Sport-Tiedje Inventur 2016 kompakt in Zahlen:
- über 200.000 Artikel
- über 80 Mitarbeiter aus 40 Zählteams, Ansprechpartnern und Verantwortlichen
- ca. 87.000 Scans
- 6748 gültige, 726 ungültige Zählungen
- durchschnittlich 5:38 Stunden Arbeitszeit für die Zähler
- 7,5 Stunden Inventurzeit von Öffnen des Lagers um 07:45 Uhr bis letztem Check-Out 15:15 Uhr